Toda agência de marketing lida com um fluxo de trabalho que pode ser incrivelmente desafiador, com constantes demandas de diversas áreas, prazos curtos e um time formado de diversas especializações. Em meio a todo esse caos, a tecnologia está à disposição com ferramentas de gestão de tarefas que, nesses casos, se tornam verdadeiros salva-vidas. Por meio delas, você pode controlar a execução de tarefas, melhorar a comunicação e evitar o desperdício de tempo e recursos com retrabalho.
Mas, para cada agência, existe uma variedade muito grande de ferramentas que podem ser utilizadas, com cada uma delas possuindo uma característica que pode se tornar um diferencial para a equipe que a usar.
Neste texto, veremos primeiro quais são as funcionalidades mais populares, como implementá-las corretamente e evitar erros comuns. Nesta ordem, os tópicos são como escolher e como comparar as funcionalidades mais populares. Agrega alguma coisa? Então, vem comigo!
Por que sua agência precisa de uma ferramenta de gestão de tarefas?
A complexidade da operação
O segredo do marketing lida com diferentes projetos e com diferentes times e setores, que são, análise, marketing, design, revisão, e também colocando o editor da imagem e a revisão do texto, e assim em diante. Se tudo estiver sob controle,
Conferindo a complexidade do problema em uma determinada empresa, tudo precisa estar sob controle e automaticamente, se tudo estiver ao mesmo tempo. Bom, cada departamento precisa saber e tomar a iniciativa de saber em qual departamento a informação está. E assim, o departamento que está cuidando das informações consegue manter tudo em ordem.
E bom, é assim que a empresa consegue saber como tudo está em cada um dos departamentos. Como todos os colaboradores precisam saber o que de fato devem receber, fica um grande emaranhado de informações.
O risco da informalidade
Em uma agência de marketing, onde cada segundo conta para entregar campanhas no prazo, essa informalidade pode custar caro. As ferramentas de gestão de tarefas, por sua vez, promovem transparência, permitindo que todos estejam por dentro do que está acontecendo e saibam exatamente quais são suas responsabilidades. Com isso, reduzem os ruídos e criam uma cultura organizada que, embora essencial para o crescimento sustentável da agência, ainda é rara no mercado.
Antes de escolher a ferramenta: o que observar na sua agência
O tamanho da equipe e a maturidade operacional
Agências de marketing pequenas, com equipes menores, costumam demandar equipamentos que são mais fáceis no uso e que não precisam de tantas configurações. Equipes maiores e mais maduras, por outro lado, costumam utilizar ferramentas mais simples, que oferecem funcionalidade de automação e integração de processos complexos.
Determinar a fase em que sua agência está, é o primeiro passo para não gastar com ferramentas que, ao mesmo tempo, não sejam exageradas ou, ao contrário, insuficientes. As ferramentas de gestão de tarefas sempre devem acompanhar, e não inibir, o crescimento da agência.
Tipos de entrega e modelo de trabalho
Na verdade não existe uma fórmula que funcione para todas as agências. Foquem em sua produção contínua, algumas campanhas, outras em uma mescla de serviços fixos ou demandas.
Além disso, o modo de trabalho presencial, remoto ou híbrido, influencia na escolha da ferramenta de trabalho. Para equipes descentralizadas, é imprescindível que as ferramentas de gestão de tarefas utilizadas suportem colaboração em tempo real, possuam uma interface simples e sejam acessíveis por dispositivos móveis. Por isso, definir o perfil do time e do trabalho é fundamental antes de tomar a decisão sobre a ferramenta de gestão de tarefas a ser utilizada.
A cultura interna e o nível de disciplina
Na escolha da ferramenta, não adianta utilizar a mais completa, caso a cultura da agência não esteja bem adaptada. O sucesso das ferramentas de gestão de tarefas depende, em grande parte, da adesão e do hábito que a equipe tem de mantê-las atualizadas.
A equipe, nesse caso, consegue maior desempenho quando a cultura interna permite maior fluxo de interação e maior liberdade. O sistema tem que permitir autonomia controlada, porque não pode causar anarquia. Caso a equipe não tenha vivência em controles gerenciais, o melhor é começar simples e adaptar ao longo do tempo. Essa adesão é melhor quando na mudança de adoção de novas ferramentas.
Comparativo entre ferramentas populares de gestão de tarefas
Trello
Trello é bem conhecido pela sua simplicidade e pela sua metodologia de quadros e cartões, que ajuda a visualizar as tarefas em diferentes etapas. Para equipes pequenas ou que estão começando a se estruturar, é uma excelente opção.
Além disso, é possível integrar outras ferramentas e sua interface é bastante intuitiva. Contudo, para agências maiores ou com demandas muito complexas, pode faltar recursos mais avançados de automação e controle granular.
Asana
Asana é uma ferramenta poderosa e bastante usada em agências de marketing que buscam acompanhar projetos com várias etapas e muitos responsáveis, pois oferece diversas formas de visualização das tarefas, incluindo listas e cronogramas detalhados.
Sua interface é mais robusta que a do Trello e oferece recursos como dependências entre tarefas, acompanhamento de metas e dashboards. Apesar disso, pode demandar um tempo maior para treinamento da equipe, especialmente se ela não estiver acostumada a trabalhar com ferramentas de gestão de tarefas.
ClickUp
ClickUp tem ganhado bastante popularidade por sua versatilidade. Combina funcionalidades para gestão de tarefas, documentos, comunicação interna, e automações, em uma única plataforma.
Agências de marketing que precisam consolidar dados e otimizar processos que sejam muito complexos, ClickUp pode ser uma ótima alternativa. Por outro lado, esse amplo conjunto de recursos pode assustar equipes com menos experiência. A curva de aprendizado deve ser analisada antes da utilização da ferramenta.
Notion
Notion é uma ferramenta que combina a organização de tarefas com a catalogação de dados, funcionando também como uma documentação colaborativa. Notion é frequentemente adorada por agências que prezam pela criatividade e, por conseguinte, pela personalização.
Notion, apesar de não ser uma ferramenta de gestão de tarefas, pode ser adaptada para atender a esse propósito, possibilitando a construção de fluxos customizados. A limitação pode ser com tarefas muito complexas, que precisam de recursos como dependências e automações.
Monday.com
Monday.com é uma plataforma completa que oferece gestão de projetos e tarefas, disponibilizando múltiplas opções de visualização, automações e integração abrangente. É muito usada por equipes que precisam de controle detalhado e relatórios completos.
Agências de marketing com processos maduros que precisam acompanhar indicadores, o Monday.com oferece ferramentas poderosas. A complexidade e o custo da ferramenta podem ser barreiras para agências menores ou em estágio inicial.
eKyte
eKyte é uma ferramenta brasileira projetada para agências de marketing, oferecendo recursos específicos adaptados para suas operações diárias. Ela oferece controle de tarefas, gestão financeira e relatórios personalizados.
eKyte oferece controle de tarefas, gestão financeira e relatórios personalizados. Como o eKyte é desenvolvido levando em consideração as características específicas das agências de marketing locais, pode ser uma opção útil para equipes que buscam algo mais adequado ao mercado brasileiro.
Como escolher a melhor ferramenta para a sua agência
Evite escolher pelo “hype”
A popularidade nunca é a única razão para escolher uma ferramenta. O que funciona para uma agência pode não funcionar para outra. Estranhamente, uma decisão tomada pela “moda” na maioria das vezes resulta em perda de tempo e decepção.
O foco deve estar no que sua agência realmente precisa e no que a equipe está disposta a trabalhar. ferramentas de gestão de tarefas devem permitir que as pessoas façam seu trabalho mais rápido, não mais difícil.
Faça testes com cenários reais
Nada supera a experiência do mundo real. Antes de assinar um contrato ou mudar todos os seus processos, experimente a ferramenta selecionada usando cenários reais de sua agência.
Simule entregas e veja como a equipe se adapta. Teste a ferramenta e veja se é flexível e prática.
Comece simples e vá evoluindo
Começar usando poucos recursos e expandir conforme a maturidade da equipe é uma estratégia inteligente. Ferramentas de gestão de tarefas costumam oferecer funcionalidades que podem ser incorporadas gradualmente.
Essa abordagem evita sobrecarregar a equipe e facilita a adaptação, tornando o uso mais natural e eficiente.
Erros comuns ao implementar ferramentas de gestão de tarefas
Querer controlar tudo de uma vez
Um dos erros mais frequentes é tentar colocar todos os processos e tarefas na ferramenta logo no início. Essa tentativa de controle total acaba gerando confusão e resistência na equipe.
É fundamental implementar a ferramenta de forma gradual, priorizando as demandas mais críticas e expandindo o uso conforme o time ganha confiança e prática.
Deixar a ferramenta virar um “repositório morto”
Ferramentas de gestão de tarefas perdem valor quando viram apenas um lugar para guardar informações, sem uso ativo. Isso acontece quando não há disciplina para atualizar status, prazos e comentários.
Para evitar que isso aconteça, é importante criar rotinas de uso, incentivar a comunicação constante e dar visibilidade ao progresso dos projetos.
Não treinar a equipe
Implementar uma ferramenta sem treinar a equipe é como entregar um carro novo sem mostrar como dirigir. O resultado é baixa adesão, erros e frustração.
Treinamentos simples e focados nas necessidades do time ajudam a aumentar o engajamento e garantir que as ferramentas de gestão de tarefas cumpram seu papel.
Escolha consciente para transformar a gestão da sua agência
Ter a ferramenta de gestão de tarefas certa faz toda a diferença para o sucesso de uma agência de marketing. Ela não apenas organiza o fluxo de trabalho, mas também melhora a comunicação, reduz erros e aumenta a produtividade da equipe. Entender o perfil da sua agência e fazer escolhas conscientes evita desperdício de tempo e dinheiro, colocando o time no caminho certo para entregar mais e melhor. Se você sente que precisa de apoio nesse processo, a Meros pode ajudar na escolha e implementação das ferramentas de gestão de tarefas mais adequadas à realidade da sua agência, garantindo que a tecnologia esteja a serviço da organização.
