Durante um dia normal de trabalho em uma agência, algum colaborador com certeza vai interromper sua atividade com a pergunta: “Sabe onde está aquele documento?”. Essa cena, que pode parecer banal, acontece com uma frequência tão alta que, no final do mês, corresponde a várias horas que poderiam ser utilizadas de maneira mais eficiente ao invés de ficar procurando um documento, dado, conversa, ou pasta. O que é pior, um grande número de pessoas encara isso como uma parte normal do dia a dia. O que mais estranha é que o problema não é a equipe. E sim, a falta de uma boa sistematização dos arquivos.
A sistematização dos arquivos é a base que sustenta o fluxo de trabalho dentro de uma agência. Quando ela é desconsiderada, a produtividade da equipe sofre. Problemas como perda de tempo, aumento de erros, e desgaste emocional, que acontece com bastante frequência. A seguir, vamos entender por que isso acontece, como diagnosticar o impacto real daquela desorganização e, mais importante, com que soluções práticas ao alcance e que funcionam de verdade conseguimos mudar esse quadro.
O problema não é a equipe, é o caos na organização da informação
A maior parte dos líderes ainda tenta justificar a falta de organização apontando o dedo para os colaboradores. Outros ainda usam a explicação de que a equipe é desatenta, distraída ou que “não possui o perfil para organização”. Na verdade, é uma estrutura operacional que não colabora para que a organização da informação exista, favorece. Na ausência de padrões e com a falta de descrições e ferramentas que estejam bem configuradas, além de um arquivamento que faça sentido, não existe equipe possível que consiga manter tudo em ordem.
Na maior parte dos casos, uma clara possibilidade de onde buscar ou onde guardar as informações aumenta a ordem e controlabilidade do que se armazena. Quando não existe, o individual se perde em um emaranhado de desorganização. Além de dedicação, a equipe precisa de um espaço em que as tarefas sejam possível de um bom lugar para a produtividade. O caos na ausência da organização da informação é uma das queixas e a rotatividade das equipes é maior.
A falsa impressão de que está tudo “controlado”
Definitivamente parece que está tudo em ordem “tá tudo em pastas” e “sabe onde guardar as coisas”. Mas essa suposta ordem controlada tende a desmoronar sob pressão. Quando um cliente solicita um histórico antigo, uma versão específica de um documento ou um colaborador que se ausenta e seus arquivos não são encontrados, o disfarce funcional ao sistema cai por terra.
Isso nos remete a uma questão, por que em muitas situações ainda persiste essa falsa sensação de controle não é? Assim, o impacto e o atraso em adotar soluções adequadas e necessárias acaba por provocar o impacto de produtividade por parte de uma equipe. As empresas perderão de forma venha se de forma gradual e silenciosa a produtividade acaba sendo drenada por arquivos que não existem, contenham documentação desatualizada, ou ainda.
A cultura do improviso e da urgência
Dentre tudo, a maior vilã da organização da informação é a falta de planejamento e a cultura em questão é chamada de “improviso”. Demandas múltiplas sendo atendidas, mas sempre em estado de urgência. Esse “atende um por um” e o resultado é uma quota de trabalho que potencializa a confusão por provocar um mesmo ordenamento dominado.
Os arquivos são salvos em lugares aleatórios, os documentos são enviados por diferentes canais e cópias são feitas aleatoriamente. A produtividade da equipe sofre porque os profissionais estão gastando mais tempo tentando descobrir onde está tudo, em vez de executar suas tarefas reais.
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Os principais motivos que levam à perda de tempo com arquivos e informações
Não há informação organizada por várias razões, mas as agências de marketing geralmente enfrentam problemas específicos. A falta de uma ordem definida para armazenar informações, ter uma política de controle muito frouxa e a falta de consistência no uso de diferentes softwares são os principais problemas quando falamos sobre oportunidades de tempo e queda de produtividade.
Essas causas emergem de algum lugar, e esse lugar são escolhas muito mal orientadas ao longo do tempo, crescimento descontrolado da equipe ou pura negligência operacional. O problema é que, uma vez que a desordem é introduzida, os impactos disso tendem a se espalhar muito rapidamente.
Falta de padronização no armazenamento
Um aspecto crucial que impacta a produtividade de uma equipe é a forma de armazenamento dos arquivos. Quando cada colaborador tem seu próprio método de organização de arquivos, todos, inevitavelmente, perdem a forma de acessar o conteúdo, tornando o trabalho muito mais confuso.
Nomes de arquivos confusos ou inconsistentes
A falta de padronização associada à baixa organização da informação resulta na duplicação do esforço. Muitas vezes um arquivo é duplicado desnecessariamente porque o colaborador não sabe onde procurar, e enquanto isso outro colaborador refaz o arquivo do zero.
Falta um padrão especificado para a nomenclatura precisa, sucinta e muito clara. Tais como “versão 02”, “esboço 03”, “documento 02”. Tais padrões tornam a identificação do conteúdo nos arquivos sem olhar muito mais fácil.
Com arquivos como “esboço 01” e “documento 02” alegam que é muito fácil o mesmo. Um arquivo nunca é nomeado com o mesmo nome que outro.
Um padrão muito claro também requer que os documentos sejam muito mais rápidos encontrados. Um arquivo sem padrão é uma loteria e aumenta a perda de produtividade do grupo e a necessidade de investigação.
Estruturas de pastas sem lógica
Outro problema bastante comum é a criação de pastas confusas que contêm dezenas de níveis e nomes nebulosos que possuem categorias sobrepostas. Sem uma lógica bem estruturada, a duplicação, perda e armazenamento de arquivos que ninguém consegue encontrar se torna uma realidade.
Assim como criar um planejamento, uma boa divisão da informação começa com uma estrutura de pastas que seja intuitiva, simples e fácil de replicar e que toda a equipe consiga adaptar. Com isso, o tempo de busca se torna menor e a margem de erro se torna praticamente nula.
Uso de ferramentas de forma fragmentada
O uso de ferramentas de forma fragmentada torna a organização da informação um problema. Com o uso de cinco canais diferentes, a troca de mensagens, o armazenamento de arquivos e a documentação se torna um problema, resultando em um ambiente de desinformação.
Com cada membro precisando de uma ferramenta diferente, o time se torna menos produtivo. Junto com a curva de aprendizado, se torna um problema localizar o que foi feito em um determinado canal, resultando em um atraso e necessidade de refazer o trabalho.
Ausência de uma governança da informação
Em particular, não há uma estrutura organizacional definida, e eu diria que a ausência de gestão da governança vem a ser um calcanhar de Aquiles. Alguém tem que ter a função de definir um checklist onde precisam definir regras e critérios a serem mantidos, monitorados e documentados de acesso controlado.
Na ausência de uma estrutura, cada um passa a trabalhar com seu próprio modelo e forma de trabalhar, um caos total. Isso é um fator que torna a produtividade da equipe em risco, pois não há uma referência onde se apoiar, e falta uma base para a operação, e a operação não tem um dique que segure seu crescimento e a constância.
Em média, as pessoas tendem a acreditar que o impacto em termos de tempo é menor, mas a verdade é que é um tempo considerável.
Quanto tempo sua equipe realmente perde com isso?
Lucros, tempo de pesquisa, tempo para refazer as atividades, e energia é o que todas as companhias precisam, e muitas lideranças apenas começam a se atentar para o valor da informação quando apenas não se tem. Essa é a base da perda e o valor não é reconhecido automaticamente. Impacto é uma forma de se dizer de base.
O que importa é o que a empresa precisa, e dado o valor, no segmento de marketing há a percepção não apenas da diferença, mas também da precisão, e uma fração de tempo que em uma rotina cheia, é o que não existe.
Estudos e dados sobre o tempo gasto buscando informação
Em alguns estudos globais, é apontado que o profissional pode gastar até 20% de sua carga horária no trabalho procurando informações. Em uma jornada de trabalho de 8 horas, isso é o mesmo que dizer que mais de uma hora e meia é dispendida apenas na busca de informações. E se isso é multiplicado por semanas, meses e uma equipe, o custo não é mais sustentável.
A informação é, acima de tudo, um ativo que, se devidamente configurado, pode gerar eficiencias. O tempo, o chamado “ouvidos e olhos” que hoje é futricado por URLs, conteúdos e documentos pode se transformar em produtividade e emprego e geração em crescimento planejado.
O impacto disso na produtividade e nos custos da agência
A ausência de um sistema e a falta de uma arquitetura preestabelecida de infraestrutura hierarquizada gera também um aumento direto dos custos da operação de alocação. Além disso, a falta de comunicação e a falta de trabalho em equipe gera uma perda de operacionalidade.
O relacionamento e a produtividade da equipe neste caso é afetada, na sua essência, e assim também a sua relação. Em setores da economia que possuem competência intensiva e acirrada, isso pode de fato ser o que define se um cliente e uma conta são retidos ou não.
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O que acontece quando o time não confia na estrutura de organização
Os impactos de uma desorganização não se restringem apenas a uma quebradeira dentro da rotina operacional. Ela também afeta a todos que fazem parte do clima interno e a confiança da equipe. Quando os colaboradores desconfiam que a organização da informação irá oferecer informações relevantes, tudo muda. Eles passam a dar os chamados “jeitinhos”. Pedir ajuda de diferentes pessoas diversas vezes ou até desistir todo do processo que deveria ser seguido.
As consequências que isso gera não afetam apenas a saúde física e os processos internos da empresa. Isso também torna o trabalho em equipe muito mais desafiador, e acaba afetando o desempenho das agências de marketing em uma visão mais global.
Reenvios constantes e dependência de colegas
Os impactos da desorganização passam, em muitos casos, a se perpetuar. Um desses exemplos é o número de vezes que um mesmo arquivo precisa ser reenviado. Esse hábito apenas cria uma cultura que se parte feito cola do trabalho do outro, que já deveria estar mais que acessível.
Pode não parecer, mas tudo isso afeta a produtividade da equipe, gera uma frustração coletiva e, mais importante, comprova que o sistema que atualmente se adota está completamente fora de controle.
Erros e retrabalho por uso de versões antigas
Quando as informações não estão bem organizadas e centralizadas, é comum que os membros da equipe trabalhem com documentos desatualizados. Isso leva a erros e expectativas mal colocadas com o cliente e, em muitos casos, a trabalhos que precisam ser refeitos do zero.
Quando todos estão organizados, todos os membros da equipe têm a garantia de trabalhar com as informações corretas, atualizadas e aprovadas, evitando esses erros.
Queda na motivação e aumento da frustração
Continuar a trabalhar em um ambiente desorganizado é uma das maneiras mais fáceis de fazer a produtividade do escritório despencar. Embora muitos gerentes sejam rápidos em notar a queda na produtividade, ignoram completamente a diminuição da motivação e o engajamento em toda a empresa.
Profissionais motivados se esforçam para ajudar a empresa a atingir seus objetivos. Profissionais frustrados fazem apenas o mínimo necessário para passar o dia. Melhorar a organização da informação é uma forma de alcançar esses objetivos concretos, garantindo que o ambiente de trabalho seja mais saudável e produtivo para todos.
Caminhos para resolver esse problema na sua agência
Depois de entender quais são as consequências da desorganização da informação e como essa falta de organização afeta a produtividade da equipe, a próxima fase é pensar nas soluções. Para seu alívio, ao contrário de outras situações que exigem grandes mudanças, ao cuidar da informação, a tecnologia e mudanças drásticas não são necessárias. Apenas um sistema que funcione e que seja simples é o que importa.
Ao adotar boas práticas de organização da informação, todos os problemas são solucionados e, além disso, novos problemas não surgirão. Assim que toda a equipe adota esse modelo, os resultados são visíveis em um curto espaço de tempo e se mantêm a longo prazo.
Crie um padrão claro de organização de arquivos
Estabelecer um modelo para a criação e o armazenamento de arquivos é o primeiro passo para a organização da informação. E esse modelo deve ser simples, replicável e de fácil entendimento. Se a estrutura for super sofisticada, mas não for possível na prática, então não serve de nada.
Um bom padrão de organização da informação melhora a comunicação entre as áreas, reduz erros, otimiza o tempo de trabalho e facilita a busca por documentos. Como resultado, a produtividade da equipe aumenta de forma natural e sustentável.
Padronize a nomenclatura de arquivos
Um dos pontos mais importantes da organização da informação é como os arquivos são nomeados. Esta padronização deve ser baseada em critérios objetivos como tipo de documento, cliente, data ou status.
Com um padrão, as pessoas conseguem localizar os documentos com facilidade. Isso melhora a produtividade da equipe, já que ninguém fica mais abrindo dez arquivos em busca do correto.
Centralize a documentação e a troca de informações
Ter cada informação em um lugar diferente é uma das causas mais comuns de confusão e perda de tempo. Por isso, é crucial que sua agência centralize o máximo da sua documentação. Idealmente, todas as trocas de informações devem ser centralizadas em um sistema ou um lugar único de registro.
Esse controle centralizado melhora a colaboração e a checagem do que está sendo produzido. A maneira como a informação foi construída torna-se uma vantagem para a agência.
Nomeie responsáveis pela governança da informação
A responsabilidade pela organização da informação precisa estar definida e não pode ser tão fragmentada a ponto de não existir um responsável de fato. É importante que a agência identifique quem serão os governantes da informação. Eles precisam zelar pela manutenção dos padrões, revisar a estrutura com certa periodicidade e garantir que o sistema continue funcional.
Esses responsáveis são os que devem garantir que a agência treine e, com isso, aumente a sua capacidade de sanar dúvidas. A adição dessa figura traz um aumento da produtividade e melhora no desempenho.
Treine a equipe e crie o hábito
Para uma equipe evoluir e se engajar em alguma metodologia, a adesão e a realização dessa metodologia precisam vir da organização. Para que exista adesão, é necessário um reforço adequadamente direcionado.
O treinamento promove o fortalecimento do conhecimento sobre a metodologia. A rotina transforma o conhecimento em esforço. A prática rotineira, da estrutura e organização das informações vinculadas à cultura organizacional, revela resultados em, no máximo, dois meses.
Implemente uma intranet
Ter uma intranet pode ser um divisor de águas na organização de informações. Ela permite a criação de espaços centralizados para documentação, arquivos, processos, memorandos e muito mais.
Além dos benefícios organizacionais, a intranet também ajuda a melhorar a transparência interna e o alinhamento. Ela aumenta a produtividade da equipe, pois todas as informações pertinentes para o trabalho estão a apenas alguns cliques de distância.
Organização da informação é essencial para a produtividade da equipe
Quando se ignora a organização da informação, a equipe desperdiça tempo, esforço e toda uma variedade de recursos em tarefas que poderiam ser solucionadas em momentos. Ignorar a organização da informação é abrir mão de eficiência, qualidade e, acima de tudo, da calma que vem em um espaço de trabalho bem estruturado.
Organizar não é um luxo ou uma emergência, mas sim uma necessidade premente em qualquer marketing que visa um crescimento saudável e orientado a resultados. A produtividade da equipe está conectada à clareza e acessibilidade da informação.
Os dados mostram que a equipe que perde tempo em busca de arquivos não só contribui para um custo, mas sim um verdadeiro custo, enquanto a frustração interna mostra à equipe que cai em um impacto emocional. Todas essas mudanças exigem apenas um toque constante, mas os resultados sempre fazem a pena.
Pronto para transformar a organização da informação da sua agência?
Caso sua agência não tenha um padrão de informação organizado, é essa a hora de começar. O começo da transformação são pequenas mudanças, mas ao longo do tempo, os impactos podem ser consideráveis.
Meros pode ajudar sua agência a melhorar a produtividade da equipe e, ao mesmo tempo, promover um crescimento sustentável. Com a Meros, você pode melhorar a operação da sua agência, ganhando tempo, cometendo menos erros e realizando um trabalho mais tranquilo. Comece a mudar sua agência hoje e veja a diferença.
