Para muitos profissionais de marketing digital, automações e fluxos de trabalho podem parecer distantes da realidade do cotidiano das agências. Mas, no cenário atual, onde cada segundo conta, cada minuto economizado pode garantir mais estratégia, organização e até mesmo saúde operacional. Melhorar o fluxo de trabalho da sua equipe por automação não demanda conhecimento tecnológico avançado ou orçamento financeiro robusto. O principal é ter um plano que, quando colocado em prática, se revela na verdade um estágio evolutivo no desenvolvimento dos processos da agência.
Eficiência não significa sair automatizando tudo. Entretanto, por mais que tarefas repetitivas demandem algum nível de esforço para identificação, a sua eliminação por meio da automação é inegável. A real pergunta a ser feita parte da lógica da priorização: não é uma questão de valer a pena, mas sim por onde começar. Em diferentes partes da operação da agência, abordaremos ao longo do artigo como a implementação de automações descomplicadas pode ser realizada por qualquer um, utilizando ferramentas simples e com aplicação prática. O principal objetivo ao longo do artigo é desmistificar a ideia que rotinas ágeis e automação não precisam demorar para serem colocadas em prática.
O que são automações simples e por que elas fazem diferença
Como o próprio nome já diz, automações simples são práticas, objetivas e fáceis de implementar. Nenhuma integrações paralelas de sistemas ou conhecimentos técnicos avançados são necessários. Em geral, estas automações são feitas por meio de ferramentas intuitivas que já sistematizam tarefas do cotidiano. Por exemplo, automações que enviam e-mails automaticamente quando um formulário é preenchido, ou a criação de uma nova tarefa em ClickUp após um cliente assinar um contrato. Outra automação simples é mover cartões em Trello após aprovações.
Diferente de sistemas grandes e complexos, automações simples oferecem um ganho muito significativo e imediato. Não há necessidade de meses de dedicação a configurações. É possível notar os resultados em minutos, assim que a operação já começa a funcionar de maneira mais fluida. Automação simples são ideal para agências já que a rotina da agência costuma ser apressada e o recurso tempo é limitado.
Definição prática e acessível
Automações simples referem-se a rotinas de autosserviço que tratam de tarefas operacionais dentro de uma organização no dia a dia. O termo simples não significa superficial ou ineficaz, mas sim que não requer conhecimento técnico extenso ou estruturas de infraestrutura sofisticadas. Estas são soluções que, com um pouco de orientação e curiosidade, podem ser configuradas em menos de uma hora.
Essas automações podem ser implementadas em agências de médio ou pequeno porte sem depender de grandes equipes de TI. Tais soluções de autosserviço empoderam todos os negócios, nivelando o campo de atuação para que a automação não permaneça mais uma vantagem competitiva apenas para grandes empresas.
A diferença entre automatizar e complicar
É crucial definir que automatizar algo não é complicá-lo. Ao explicar processos automatizados, várias pessoas inconscientemente os associam a sistemas rígidos e complexos, do tipo que trazem mais dores de cabeça do que ajuda. Na realidade, isso é resultado de um planejamento inadequado ou da sobre-automação de processos.
Automações simples são o oposto disso. Descomplicar, eliminar etapas desnecessárias e acelerar processos são funções delas. Se você automatiza uma etapa que gera dúvidas, requer retrabalho ou muito esforço para ser mantida, essa automação não está cumprindo seu papel. É preciso sempre priorizar o alívio que essas alterações exteriores trazem à movimentação e ao trabalho da equipe.
Por que isso importa na operação da agência
No contexto da agência, a operação é frenética por um conjunto de razões. Múltiplos projetos são executados simultaneamente, há prazos curtos, mudanças de última hora, dependência alta da intercomunicação entre departamentos. Com tudo isso, quaisquer gargalos que surgem podem causar atrasos, dificultar o cumprimento de prazos, gerar retrabalho, todo esse caos aumenta o estresse da equipe.
A implementação de simples automações reduz esse tipo de desgaste. Com a execução automática de tarefas repetidas, a equipe recupera tempo e pode gastar check-ins com clientes ou na criação, inovação e planejamento estratégico mais focadas. O aprimoramento da sensação de fluxo melhora a motivação, produtividade e espírito da equipe.
Áreas da operação onde automações simples geram impacto imediato
É um equívoco acreditar que automações simples são apenas aplicáveis ao setor de tecnologia ou a empreendimentos de marketing. A realidade é que automações simples podem e devem ser implementadas em diferentes partes da operação da agência. Isso inclui os departamentos de atendimento, produção, administrativo, financeiro e comunicação interna.
A melhor forma de identificar oportunidades para implementar automações simples é identificar tarefas repetitivas. Quais tarefas são realizadas manualmente todos os dias? Quais e-mails são enviados automaticamente? Quais atualizações exigem que alguém se lembre de fazê-las? É nesses pontos que os processos automatizados fazem uma grande diferença.
Atendimento e relacionamento com clientes
O departamento de atendimento ao cliente lida com consultas frequentes, sessões de alinhamento em andamento e um número considerável de follow-ups. Automação básica, como respostas automáticas, mensagens de atualização de status ou redirecionamento de formulários, pode aliviar substancialmente o trabalho manual. Além disso, tais fluxos garantem que os clientes permaneçam informados e aliviam a síndrome de “agência buraco negro”, onde os clientes se sentem fora do circuito.
Outro exemplo é a aplicação de automações simplistas com videoconferências e lembretes. Assim que o cliente agenda a reunião otimizada por um sistema, ele também recebe, simultaneamente, um aviso ao time concernente e um lembrete. Isso diminui a probabilidade de erros e aumenta a eficiência e qualidade do atendimento ao cliente.
Produção de conteúdo e aprovação
Na produção de conteúdo, existem diversas etapas cíclicas para cada nova entrega, tais como: briefing, produção, revisão, aprovação, e agendamento. Para essas etapas, um fluxo automatizado pode ser implementado para mover as fases da tarefa, alertar os responsáveis, ou montar checklists e assim, economizar horas ao longo do mês.
A rapidez que a equipe adquire sem perder a ordem é sinônimo de maior eficiência, agilidade, e qualidade ao serviço prestado e, com isso, o atendimento ao cliente se torna mais confiável. A automação de avisos simples ao conteúdo aumenta a previsibilidade e escalabilidade dos processos de produção de conteúdo.
Financeiro e administrativo
O setor de finanças é um dos mais prejudicados em relação a fluxo de automação. A organização de recibos, geração de boletos, lembretes para pagamento, e envio de nota fiscal podem ser parcialmente automatizados com sistemas mais simples. Isso reduz consideravelmente o tempo gasto e elimina a probabilidade de erros que podem comprometer a imagem da agência.
Automação simples também auxilia na integração entre sistemas. Um exemplo é o fechamento de vendas, que pode automaticamente criar um registro financeiro, notificar a equipe administrativa, e ainda enviar um e-mail de boas-vindas. Pequenos passos como esses realmente tornam a rotina mais produtiva.
Comunicação interna
Falamos muito sobre tecnologias voltadas a comunicação, mas a automação da comunicação interna é um aspecto que, à primeira vista, pode passar despercebido. Da mesma forma, é uma das que podem receber um maior impacto. Agendar envios de alertas, atualizar dashboards com dados pertinentes e até a elaboração de relatórios semanais são maneiras simples e diretas de manter todos atualizados, reduzindo a carga de trabalho de atualização.
Simples automações como resumir as tarefas diárias e enviar um resumo matinal ajudam a manter resultados em alta. Um lembrete sobre prazos também pode ajudar a alcançar os resultados esperados. Ao se livrar da necessidade de pensar nesses lembretes, as pessoas têm mais espaço mental, aumentando a experiência nos projetos em que estão trabalhando.
Ferramentas acessíveis para começar a automatizar hoje mesmo
Estamos longe de imaginar a automação de processos simples, como recebimentos e agendamentos, como algo democratizado, mas já existem ferramentas que podem ser utilizadas por qualquer agência, fáceis de usar e até gratuitas. O importante é utilizar ferramentas que não sobrecarreguem a rotina do time e que atendam a todos os seus integrantes.
Antes de considerar investir em soluções sofisticadas ou caras, vale a pena examinar essas ferramentas. Elas fornecem integrações de sistema, permitem a criação de fluxos de trabalho personalizados, automatizam tarefas rotineiras, tudo com interfaces amigáveis que possibilitam até mesmo àqueles que não têm um conhecimento técnico aprofundado operá-las facilmente.
Zapier e Make (Integromat)
Uma das maneiras mais simples e populares de configurar automações básicas ligando diferentes aplicações é através do Zapier e Make, anteriormente conhecido como Integromat. Essas plataformas servem como pontes de automação para sistemas que, de outra forma, estariam isolados, permitindo que ações em uma ferramenta acionem automaticamente reações prescritas em outras ferramentas.
Por exemplo, você pode configurar uma tarefa no ClickUp junto com uma notificação no Slack e uma notificação acionada quando um envio de Formulário do Google é recebido. Como na maioria dos outros sistemas nesta coluna, essas plataformas são visuais, suportam testes rápidos e permitem fácil aprimoramento dos procedimentos automatizados à medida que as operações comerciais mudam e crescem.
Google Workspace
Google Workspace é um exemplo de uma ferramenta amplamente utilizada em agências. Ela não apenas fornece um conjunto de ferramentas ricas em automação, mas também oferece planilhas, formulários, calendários e e-mails que podem ser vinculados para criar fluxos de trabalho eficientes em termos de tempo.
Através do Google Forms é possível coletar dados que vão diretamente para uma planilha alimentada automaticamente, com filtros e notificações já configuradas. Da mesma forma, o Google Agenda pode ser utilizado para enviar lembretes automatizados, assim como o Gmail, que aceita respostas automáticas configuradas com filtros inteligentes.
Saiba mais: Por que a inteligência artificial é aliada dos processos da sua agência?
Notion, ClickUp, Trello e afins
As ferramentas de gestão de projetos e tarefas como Notion, ClickUp e Trello possuem também funcionalidades de automação nativas ou integradas. Atrascar movimentações de cartões, enviar notificações para responsáveis, gerar checklists ou atualizar status são algumas das tarefas que podem ser automatizadas com facilidade.
Essas plataformas ajudam a organizar a operação visualmente, e as simples integrações de automação tornam as tarefas do dia a dia menos propensas à supervisão constante. A equipe tem a sensação de que exerce mais controle e visibilidade sobre as operações em andamento.
Slack + bots
Slack é uma ferramenta consolidada de comunicação interna e seu grande diferencial é a possibilidade de integração com bots que automatizam o envio de notificações, alertas e até comandos mais elaborados. É possível, por meio de um bot, requisitar ou até mesmo gerar informações e relatórios dentro do chat em forma de texto, sem mudar de ambiente.
Essa integração aprimora a utilização do Slack, auxiliando as equipes a operar de forma mais eficiente e focar em ações estratégicas, alcançando muito mais do que apenas comunicações conversacionais.
Como implementar automações simples sem travar o time
Implementar automações simples ao fluxo de trabalho de um projeto exige mais do que apenas criar fluxos e pressionar botões. É importante adotar um formato que envolva a equipe, tente resolver as reais “dores” dos funcionários e documente o fluxo para que todos possam entender e ajudar. Também, começar com uma pequena automação reduz a chance de paralizar o fluxo de trabalho por causa de mudanças radicais no funcionamento do trabalho ou automações que foram feitas sem os devidos testes.
As mudanças devem ser lentas. Após a implementação do primeiro passo, o feedback da equipe deve ser considerado para as mudanças seguintes. Dessa forma, os processos que foram inseridos serão considerados como aliados para o dia a dia e não como entraves ou fontes de frustrações.
Saiba mais: Cultura de feedback e melhoria: como criar um ciclo saudável
Comece pequeno e escolha dores reais
Para uma automação simples efetiva, o ideal é escolher a questão que precisará ser resolvida primeiro e não focar em múltiplas automações ao mesmo tempo. Automação que atende a uma resolução específica tem mais chances de conseguir entregar resultados. Foque em tarefas que são práticas e frequentemente repetidas, como responder e-mails, digitação, ou tarefas que já foram comprovadas que geram pequenos erros, mas em grande escala.
Focar em pequenas mudanças permite realizar um controle melhor e agiliza a constância e previsibilidade de resultados. Já que, as pessoas sentem que suas sugestões foram colocadas em prática, as chances de ações da equipe aumentarem externamente também aumentam.
Envolva o time e documente os fluxos
Envolver toda a equipe durante o processo de implementação de automações simples é crítico para alcançar o sucesso. Funcionários na linha de frente entendem os desafios e são capazes de propor mudanças que seriam perdidas por uma perspectiva externa.
Documentar processos automatizados ajuda a garantir que não haja silos de conhecimento dentro da organização. Isso melhora a resiliência da operação e simplifica ajustes futuros.
Teste antes de escalar
Aplicar uma automação simples em toda a organização é inviável. Automação simples deve ser aplicada apenas em tarefas específicas e testadas extensivamente antes da implementação em larga escala. Isso ajuda a mitigar desinformação e outros erros que poderiam prejudicar a produtividade.
O pré-teste permite o refinamento dos processos de automação, garantindo que todas as preocupações da equipe sejam atendidas. Gradualmente, à medida que esses testes são aprovados, a escalabilidade segura pode começar, o que oferece enormes retornos positivos.
Exemplos práticos de automações que funcionam em agências
Automatizações simples não são mais um mistério e são fáceis de aplicar, tendo um grande impacto nas operações da agência. O propósito deste exercício é mostrar que existem uma variedade de casos nas nossas operações diárias onde processos automatizados pensados economizam tempo.
Cada um deles pode ser alterado de acordo com o tamanho, ferramentas utilizadas e particularidades do time, mas o princípio é sempre o mesmo: eliminar tarefas que são monótonas e demoradas, para que a equipe tenha mais recursos para as questões que exigem criatividade e análise.
Exemplo 1: Formulário de briefing com envio automático para o time
Vamos supor que sempre que um cliente preenche um briefing, um operador precisa ser acionado manualmente. Por contar com ferramentas de automação, este processo pode ser totalmente automatizado.
No momento em que o cliente faz o envio do formulário, uma tarefa é criada na ferramenta de gestão. O responsável, ao relatar essa atividade, recebe um alerta via Slack e e-mail. Por sua vez, um e-mail de confirmação é disparado para o cliente. Notificações automáticas que não demandam interação humana. Isso reduz erros e aumenta a agilidade.
Exemplo 2: Checklist automático para onboard de novo cliente
O processo de embarque é importante na construção da percepção, mas possui um número excessivo de tarefas repetitivas. Definir que todo o time automaticamente perde um checklist cada vez que um novo cliente é registrado permite garantir que a rotina de novos clientes seja seguida.
Este simples automatismo pode enviar lembretes a cada um dos responsáveis, atualizar o progresso do trabalho e ainda fazer o registro de documentos importantes. O resultado final é um processo que funciona de uma maneira mais organizada com menos chances de erro.
Exemplo 3: Reunião agendada = aviso automático para o time
As reuniões fazem parte da rotina de trabalho, mas por si só, já demandam grande esforço lembrar a todos sobre os horários, os links de acesso e os objetivos da reunião. Um exemplo de automatismo que pode ser feito é a ligação do calendário do Google ao Slack ou a sistemas de e-mail que enviem lembretes automáticos antes das reuniões.
Com este hábito, o grupo não apenas muda a atitude e chega à reunião melhor preparado, mas também evita atrasos, aumentando a eficiência do tempo dedicado à discussão. A eficiência operacional aumenta, pois o tempo disponível não é consumido atendendo demandas administrativas.
Benefícios concretos no dia a dia
Implementar essas tecnologias traz efeitos práticos que melhoram o cotidiano da organização. O impacto não se limita ao ganho de tempo, mas também as mudanças que incluem a nova qualidade, escalabilidade da atividade e algumas vezes, a minimização de riscos.
Esses impactos benéficos transformam a atmosfera do grupo, melhorando a interação entre a equipe e clientes, além da possibilidade que a agência tem para se expandir de forma planejada. Com processos automatizados, a equipe pode trabalhar em estratégias mais eficazes.
Redução de erros manuais
A probabilidade de erros ocorrerem cai significativamente quando processos manuais são automatizados. Problemas como desalinhamento de informações, perda de dados e má comunicação tornam-se não questões. Isso melhora a segurança operacional e a confiança.
Mesmo pequenos erros manuais podem levar a atritos com os clientes. A automação aprimora o controle de qualidade e ajuda a mitigar esses riscos.
Economia de tempo e mais foco no estratégico
As automações também mudam o foco para e desbloqueiam tarefas de poder simples para funcionários da linha de frente. Quando tarefas repetitivas são automatizadas, isso libera espaço para pensamento estratégico e inovação contínua.
Este nível de eficiência também impacta grandemente a motivação e a satisfação no trabalho, pois a equipe começa a se sentir mais produtiva e menos sobrecarregada.
Escalabilidade da operação
Com a automação implementada, a agência pode crescer sem os gargalos operacionais ou estresse. Tentar escalar um negócio sem automação básica frequentemente resulta em desorganização, caos e um declínio significativo na qualidade geral.
Foram realizadas mudanças agendadas na estrutura da operação e na alocação de pessoas na equipe. Mudanças que ajudam a prevenir problemas futuros, esse é um tipo de problema complexo que ocorre devido a um erro único gerado por uma ou mais falhas de design.
Automações simples como alavanca para o crescimento da operação
Economizar tempo em uma operação usando automações simples não é uma opção, mas uma necessidade para qualquer agência que deseje permanecer competitiva e sustentável. A transformação digital não é um privilégio exclusivo dos grandes players; está ao alcance de todos – é fácil e pode começar hoje em suas atividades diárias.
Implementar processos automatizados vai além de economizar tempo para a equipe; melhora a estrutura da organização, tornando-a mais eficiente, segura e pronta para crescer. Lembre-se de que a jornada de adoção de automações é simples, incremental e se baseia no aprendizado e no aperfeiçoamento contínuo. As pequenas mudanças incrementais de hoje podem ter impactos transformadores no futuro.
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