Em algum estágio do desenvolvimento de uma agência, todas enfrentam uma escolha estratégica: solucionar seus gargalos operacionais com um novo colaborador ou recorrer a um profissional externo. Esse dilema traz à tona o foco principal deste artigo: consultoria de processos x contratação CLT, qual o mais acertado para sua agência?
Essa questão não é simples, tampouco aplica-se a todas as agências de comunicação. Em razão da diversidade com a qual o setor possui, o que faz sentido para uma não necessariamente fará para outra. Isso se deve a que são tratadas duas abordagens completamente distintas em estrutura, objetivo, investimento e impacto na equipe. A consultoria de processos traz uma crítica construtiva, avaliação externa e focalizada em fluxos “técnicos”. Ao passo que, a CLT traz estabilidade, cultura e continuidade. Mas qual esquema, dos dois, oferece mais vantagem para sua estratégia no momento atual?
Com essa visão, o objetivo deste artigo é detalhar as características de cada um, os contextos mais apropriados para cada um dos modelos, seus prós e contras, e construir argumentos que ajudem a tomada de decisão que leve a agência a um novo nível de eficiência.
O que caracteriza uma consultoria e uma contratação CLT
Para escolher entre um consultoria de processos ou uma posição de emprego em tempo integral (CLT), é crucial entender o que cada modelo oferece. Eles não competem diretamente entre si; são soluções diferentes para necessidades que muitas vezes coexistem.
Consultoria de processos para agências
A consultoria de processos é um serviço externo contratado para analisar, diagnosticar e estruturar as dinâmicas operacionais dentro de uma agência com o objetivo de melhorar sua eficiência. As principais áreas de foco são eficiência operacional, processos de fluxo de trabalho, entrega padronizada, clareza de papéis e sustentação de rituais que apoiam as operações. Contratar um consultor de processos significa que a agência não está apenas procurando uma solução rápida; ela quer mudar a maneira como opera.
Esse tipo de consultoria atua de forma independente e imparcial, permitindo identificar obstáculos que, de dentro, são negligenciados. Além disso, traz um repertório de outras agências, bem como casos de sucesso e aplica metodologias bem testadas e adaptáveis. O papel de um consultor de processos não é gerir operações; é estabelecer um framework para um funcionamento consistente e escalável.
Contratação CLT
A contratação CLT marca a incorporação de um novo funcionário à agência com um contrato de trabalho. O novo funcionário se integra à operação da agência, assumindo responsabilidades específicas e participando continuamente da cultura interna. A vantagem imediata desse modelo de contratação é o compromisso de longo prazo e a construção de um capital humano estável.
É crítico lembrar que o modelo CLT vem com uma estrutura definida: gestão, integração, escopo definido e monitoramento contínuo. Sem esses elementos, o novo funcionário, mesmo que bem-intencionado, corre o risco de se perder em sistemas desorganizados, minando assim a produtividade e criando frustração para ambas as partes.
Saiba mais: A diferença entre estar ocupado e ser produtivo na rotina da agência
Quando considerar a contratação de uma consultoria
A consultoria de processos é a ideal em situações em que a agência decide que melhorias são necessárias, mas não sabe como realizá-las. Ela exercita um olhar especializado que ajuda a entender a fundo os problemas existentes antes de se partir para a busca por soluções.
Casos típicos de agências que se beneficiam da consultoria
Agências em acelerado crescimento, que começaram pequenas e escalaram rapidamente, são boas candidatas à consultoria de processos. Também se beneficiam aquelas que operam no “fio da navalha”, muito dependentes de algumas poucas pessoas, sem documentação ou previsibilidade. Outro padrão são agências que tentaram a auto-organização sem sucesso após alguma tentativa de estrutura interna.
Momentos de transição, como fusões e aquisições, expansão de portfólio ou reestruturações, também se encaixam na esteira de desorganização clara como desorganização, alto índice de repetição de tarefas e desperdício de prazos e fadiga interdepartamental.
Vantagens da consultoria de processos
A rapidez no diagnóstico e a estruturação são as principais vantagens da consultoria de processos. Externas à cultura da agência, desmergidas na organização, as consultorias conseguem identificar padrões disfuncionais mais rapidamente. Elas igualmente trazem consigo um arsenal de ferramentas que aplicam e congelam semanas de evolução interna por adaptação.
Outro ponto forte da consultoria de processos é a economia a longo prazo. Embora o investimento inicial possa parecer alto, as melhorias na eficiência, delegação clara e autonomia da equipe recuperam os custos incorridos em muito pouco tempo. O foco do serviço de consultoria é fazer a agência funcionar melhor com o que já possui em termos de recursos, e isso é de imenso valor.
Limitações da consultoria de processos
A consultoria de processos não substitui ou aumenta uma equipe. Não realiza nenhum trabalho operacional, não assume funções recorrentes nem aborda questões culturais na ausência de gestão de mudanças. Isso significa que a agência deve estar disposta a agir de acordo com o que é recomendado. Não há soluções mágicas, apenas parcerias colaborativas. Os resultados serão severamente limitados se a equipe interna não estiver engajada.
Há também uma limitação em relação ao tempo. Um consultor de processos tem pontos de partida, pontos finais e marcos definidos. Seu trabalho é de natureza direcionada, independentemente de quão duradouro possa ser o impacto. Após a fase do projeto, é responsabilidade da equipe manter os processos vivos. Sem uma gestão ativa contínua ou internalização das estruturas de governança desenvolvidas, o valor criado pode diminuir consideravelmente.
Quando a contratação CLT pode ser o melhor caminho
O contrato CLT é útil para uma agência que já possui processos razoavelmente bem estruturados e precisa fortalecer suas capacidades de execução. Neste caso, o gargalo não está na forma, mas na força de trabalho disponível para entregar trabalho de qualidade para o volume.
Situações ideais para trazer alguém fixo para o time
Agências com rotinas diárias definidas e clara compreensão de suas lacunas de produtividade, com um gerente estabelecido pronto para integrar e nutrir novos talentos, estão preparadas para uma contratação CLT. Nesse caso, o novo contratado complementa, em vez de salvar, as operações da agência.
O modelo de contratação CLT também é apropriado onde é necessária uma presença constante, como em funções estratégicas ou no atendimento regular do cliente. Nesses casos, a presença ininterrupta e a sabedoria acumulada de um profissional interno fazem a diferença.
Vantagens da contratação CLT
A integração cultural na agência é uma das vantagens mais fortes do contrato CLT. O empregado se integra à vida diária da agência, cria laços com a equipe, entende os clientes e molda colaborativamente a operação, o que melhora a consistência e a estabilidade nas entregas e relacionamentos.
Além disso, os contratos CLT (Consolidação das Leis do Trabalho) permitem o desenvolvimento de talentos internos. Com o tempo e o suporte adequado, esse empregado pode crescer com a agência, enfrentando novos desafios estratégicos e aumentando seu valor para a organização.
Desvantagens e desafios da contratação CLT
Mesmo com benefícios, os contratos CLT ainda apresentam alguns desafios. O mais significativo é a chance de fazer uma contratação incorreta. Se houver um desajuste entre o perfil e os requisitos da agência, ou se não houver infraestrutura adequada para integrar e nutrir esse talento, o investimento simplesmente resultará em frustração.
Outro aspecto sensível são os custos fixos. Os contratos CLT impõem custos relacionados ao trabalho, obrigações legais e afetam a previsibilidade financeira da agência. Durante períodos de instabilidade, isso pode ser oneroso para o fluxo de caixa e limitar a flexibilidade de gestão.
Consultoria de processos x CLT: comparativo direto
Para que possamos começar a avaliar cada consultoria de processos em termos comparativos ao modelo de contratação CLT, podemos analisar as implicações que cada escolha traz a operação, cultura e resultados da sua agência. Considerando que você já possui uma compreensão sólida das características, ganhos e limitações de cada modelo, vamos proceder à comparação.
A profundidade estratégica é uma das características que se destacam em consultorias de processos, pois elas parecem funcionar como médicos que diagnosticam, planejam e resolvem problemas em um nível muito mais complexo do que o operacional. Estas consultorias trazem sua bagagem, metodologia e, o que é melhor, sua imparcialidade que ajuda na clareza em enxergar os problemas. Por outro lado, quando alguém é contratado no modelo CLT, a vantagem é a presença constante. O colaborador contratado está ali, no dia-a-dia junto da empresa, comprometido com a cultura organizacional e os resultados.
Em termos de agilidade, a consultoria de processos é em regra mais dinâmica no âmbito de entrega. Soluções prestadas por consultorias têm prazos mais curtos se comparados com o prazo que um contratado CLT leva para se adaptar e integrar. Em compensação, maior continuidade é o que se tem em CLT, algo que a consultoria sozinha não se garante. Em suma, cada modelo possui forças e vulnerabilidades, e a definição do melhor caminho a seguir fica a cargo do contexto da sua agência.
Saiba mais: Processo, procedimento e tarefa: Guia completo para entender as diferenças essenciais
Como decidir: critérios para escolher o melhor caminho para sua agência
Selecionar entre um consultor de processos e um contrato CLT (Consolidação das Leis do Trabalho) não é puramente operacional. É de natureza estratégica e deve levar em conta o estágio atual da agência, suas capacidades internas, seus objetivos, bem como sua realidade financeira. Abaixo, apresentamos alguns critérios práticos para tornar essa escolha mais informada.
Avalie o momento da sua agência
No caso de sua agência enfrentar numerosos desafios operacionais, como retrabalho excessivo, quebras de comunicação, prazos perdidos e baixa previsibilidade, o que você provavelmente precisa é de um consultor de processos. Tal situação sugere que existem problemas estruturais que não serão resolvidos simplesmente adicionando mais um membro à equipe.
Por outro lado, se os fluxos de trabalho estão funcionando bem, mas a equipe está sobrecarregada ou há uma necessidade crítica de preencher uma posição que requer atenção sustentada, então a contratação CLT pode ser o caminho mais eficiente. O que é crucial aqui é fazer um diagnóstico honesto, sem desconsiderar problemas ou exagerar as capacidades atuais da equipe.
Identifique a dor que precisa ser resolvida
O fenômeno de uma equipe “apagando incêndios” frequentemente é consequência de ineficiências subjacentes nos processos. Se você perceber que a qualidade do trabalho está abaixo do ideal devido à falta de clareza ou que a agência está lutando para escalar, a consultoria em processos pode fornecer o alívio que você está procurando.
Se os pontos críticos surgirem de lacunas na execução, por exemplo, faltando um designer, redator, gerente de anúncios ou analista de dados, e você já tiver uma ideia de como eles se encaixariam na equipe, então contratar um funcionário em tempo integral seria mais benéfico. A parte crucial aqui é diagnosticar com precisão a questão central, em vez de pontos críticos camuflados.
Analise a capacidade de gestão do time atual
Antes de envolver uma contratação em tempo integral, avalie se sua agência está equipada para integrar, nutrir e supervisionar um novo colaborador. Se a liderança estiver muito ocupada, a integração provavelmente será insuficiente e a nova contratação se tornará uma responsabilidade organizacional em vez de uma solução.
Nesse caso, a consultoria em processos pode ser uma alternativa mais realista. Isso ajuda a organizar a casa primeiro, criando os fluxos de trabalho, documentos e rituais que oferecem uma chance maior de sucesso para uma futura contratação CLT. Uma coisa precisa ficar clara: ninguém desempenha bem em ambientes desorganizados, não importa quão talentoso seja.
Considere o orçamento e a previsibilidade financeira
A consultoria em processos geralmente serve como um investimento único com escopo, cronograma e orçamento definidos, o que auxilia na previsibilidade e no planejamento de curto a médio prazo. Em contraste, uma contratação CLT implica custos contínuos de salário, benefícios e impostos. Além disso, esse tipo de contratação cria um compromisso de longo prazo que envolve certas obrigações e uma pressão financeira considerável.
Se sua agência enfrenta receitas voláteis ou ainda está se maturando financeiramente, a consultoria em processos pode ser um investimento mais seguro. Por outro lado, se houver estabilidade estabelecida, investimento em expansão e necessidade de aumento no quadro de funcionários, então a contratação CLT faz sentido.
E se o melhor caminho for combinar os dois modelos?
Nem sempre a escolha deve se limitar a “um ou outro”. Em muitos casos, a opção mais inteligente é uma combinação da consultoria de processos e da contratação CLT, pois cada abordagem traz vantagens que podem ser aproveitadas. Aplicado de forma correta, esse casamento pode não apenas acelerar o amadurecimento da agência, como também aumentar a segurança nas etapas futuras do crescimento.
Consultoria de processos para estruturar — contratação para sustentar
Implementar uma estratégia que combine ‘consultor de processos’ e interrogue sistemas operacionais é um método eficaz, visto que cria os fluxos, defini papéis e implementa rituais. Somente após essa fase, a ‘contratação CLT’, que vem sustentar o novo modelo e mantê-lo em funcionamento, entra em cena.
Esse caminho evita que o novo colaborador entre em um cenário caótico. Pelo contrário: ele ingressa num ambiente maduro, onde os processos estão organizados, a documentação é acessível e existe uma cultura de gestão. Isso, sem dúvidas, torna muito mais possível o êxito da relação trabalhista na modalidade CLT.
Saiba mais: Por que sua agência precisa documentar processos com urgência
Consultoria como apoio contínuo para o time interno
Mais uma opção é manter a consultoria de processos como um suporte recorrente. Algumas agências ainda optam por comprar uma revisão mensal ou trimestral de processos, suporte à liderança e pacotes de supervisão de indicadores, mesmo após passar pela estruturação inicial.
Esse arranjo permite que a contratação CLT tenha maior independência com a garantia de ter suporte técnico especializado para contar. Assim, a operação continua alinhada, atualizada e evolui continuamente sem depender apenas da equipe interna.
Não existe solução pronta, existe o que funciona para sua agência
Ao longo deste artigo, observamos que tanto a consultoria de processos quanto a contratação CLT possuem valor. Cada uma possui suas especificidades, que delimitam estrutura, planejamento e expectativa. O erro clássico das agências está em considerar essas opções em escolhas excludentes e opostas quando, na verdade, elas podem e muitas vezes devem coexistir.
Começando por uma consultoria de processos, agências que estão estagnadas, em crescimento descontrolado ou em uma rotina frenética, terão mais clareza e novos caminhos a seguir. Já para agências com processos bem definidos, a necessidade de maior execução pode tornar a consultoria CLT a alavanca necessária para novos níveis.
O mais relevante não está em manter essas decisões no automático. A operação precisa ser vista, o time deve ser ouvido e os resultados analisados. A melhor escolha será a que no momento exato, com o recurso exato, resolve o problema certo.
Por fim, em dúvida, tenha em mente que essas decisões não precisam ser solitárias. Consultar especialistas, outras agências e buscar referências são sempre válidos. A escolha entre consultoria de processos ou contratação CLT não pode ser tão frívola; ambas as decisões carecem de intencionalidade, profundidade e análise detalhada.
Sua agência está pronta para dar o próximo passo com mais estrutura, clareza e eficiência?
Na MEROS, ajudamos agências a resolver um dilema comum: contratar ou estruturar primeiro? Com nossa consultoria de processos, mapeamos processos, identificamos os gargalos e entregamos um plano prático para fazer sua equipe render mais, com o time que você já tem ou com novas contratações bem integradas. Sua agência está pronta para dar o próximo passo com mais estrutura, clareza e eficiência?
