Fazer o onboarding de um funcionário em uma agência pode fazer a diferença entre um colaborador que já vai iniciar a sua jornada como produtivo e alguém que com certeza irá se sentir frustrado e perdido durante o período de adaptação. Em ambientes acelerados, como agências de marketing, onde há prazos curtos e várias tarefas ao mesmo tempo, elaborar um onboarding para novos funcionários que seja realmente funcional é mais do que um desejo, é uma necessidade estratégica.
O que é onboarding e por que ele é essencial para a operação da agência
Além de receber um novo funcionário e dar um tour na empresa (presencial ou online), o onboarding envolve integrar de forma mais estruturada um novo integrante ao contexto, cultura, fluxos e expectativas da agência. Esse processo ajuda a nova pessoa a compreender como realmente funciona a operação: os processos e os rituais culturais da equipe. Quando feito adequadamente, o onboarding diminui o tempo necessário para adaptação, melhora a qualidade das entregas iniciais e reduz erros devido à falta de conhecimento nos processos.
Para que uma agência tenha sua operação eficiente, é necessário que todos os membros saibam como contribuir e onde buscar informação. O onboarding é a primeira ação que garante alinhamento desde o começo. Ajuda na assimilação da cultura organizacional, reforça os valores da agência e instrui o colaborador sobre ferramentas da sua comunicação, protocolos do seu cargo bem como os deveres referentes à sua posição.
Muito além da apresentação do time
A apresentação rápida e o único documento que uma nova colaborador recebe em algumas agências ainda é visto como onboarding. Entretanto, um onboarding exitoso vai muito além do social. É necessário planejamento, execução e acompanhamento ao longo do tempo. O processo deve garantir que a nova pessoa receba as informações essenciais, automação sobre como navegar na estrutura da agência, parte da estrutura e entenda claramente como contribui para os resultados nos primeiros dias.
Presentear os colegas ou até mesmo clientes de uma empresa não pode ser confundido com integrar alguém no time. Espera-se clareza apresentar quais são as expectativas, os prazos, formatos e processos envolvidos para quem é nova no time durante o cotidiano diário. Também é acolher as perguntas que surgem naturalmente e oferecer formas de respondê-las sem precisar contar com a disponibilidade aleatória da equipe.
Benefícios diretos de um bom onboarding
Colocar tempo e energia no desenvolvimento de um processo de onboarding eficaz para novos contratados impacta os níveis de produtividade da agência. Profissionais que passam por um processo de onboarding tendem a entregar com muito mais confiança e rapidez. Além disso, eles se sentem mais acolhidos, o que aumenta as chances de retenção a longo prazo. O sentimento de pertencimento começa a ser gerado nos primeiros dias e, portanto, o onboarding é o melhor momento para isso.
Outro aspecto a destacar é que um processo de onboarding bem projetado ajuda a reduzir a sobrecarga de trabalho para os funcionários existentes. Quando novos funcionários compreendem como as funções básicas da organização funcionam sozinhos, eles ganham tempo porque podem atender a tarefas mais exigentes sem impedimentos. Isso ajuda a aliviar aquele sentimento de “você está treinando alguém enquanto um incêndio queima ao redor”, comum em agências com estrutura deficitária.
Os erros mais comuns no onboarding de agências
Enquanto muitas agências reconhecem a importância do onboarding, essa conscientização nem sempre resulta em uma execução apropriada. Um erro comum é fazer com que os membros da equipe expliquem cada parte da operação passo a passo em detalhes. Isso leva a interrupções constantes, perda de foco e um efeito cascata de improdutividade. O conhecimento sobre como uma agência opera deve ser documentado para que explicações orais não precisem ser dadas repetidamente.
Outro problema comum é fornecer aos funcionários pilhas de documentos desatualizados, incluindo PDFs, apresentações ou planilhas. Sem contextos aplicáveis ou aplicação no mundo real, esse conteúdo se torna desprovido de valor. Os funcionários precisam de materiais relevantes: informações combinadas com ação, demonstrando como cada parte se relaciona com os processos praticados na agência.
Depender 100% do tempo dos colegas para explicar tudo
Os bloqueadores mais eficazes do onboarding vêm da suposição de que os funcionários seniors lidarão com todas as tarefas de integração durante horários pré-definidos, sem blocos de calendário definidos para eles. Quando não há materiais prontos disponíveis, como procedimentos escritos ou sessões gravadas, os novos contratados dependem fortemente de seus colegas totalmente ocupados, o que retarda seu crescimento e cria fricções de comunicação enquanto sobrecarrega pessoas atarefadas.
A nova pessoa precisa conseguir aprender sozinha, sem travar o fluxo da equipe. Para isso, é importante que o funcionamento da agência contenha mecanismos automáticos, que não demandem intervenção humana constante. Isso engloba a criação de vídeos, manuais e tutoriais.
Entregar PDFs e apresentações sem contexto real
Oferecer conteúdos genéricos no onboarding de novos colaboradores é outro erro clássico. Materiais institucionais ou apresentações soltas que refletem a realidade da operação da agência contemporânea. E, pior, geram confusão ou desmotivação. Um bom onboarding deve ser feito com base na prática: conectando cada etapa a situações recorrentes do cotidiano da agência.
Olhando apenas por um ponto isolado nos ajuda a entender um princípio básico: conteúdos sem contexto não ajudam e podem piorar ao deixar uma impressão de desorganização ou desatualização. Saber como agir no novo ambiente afeta diretamente a percepção que a nova pessoa terá do lugar onde acabou de entrar — e sabemos que os primeiros impactos contam muito.
Não deixar claro o que se espera da pessoa nos primeiros dias
Um erro silencioso, mas com um grande impacto, é a falta de clareza na fase de integração de novos funcionários. Permitir que as pessoas entrem nas operações da agência sem informá-las sobre entregas esperadas, avaliações e ritmo geralmente leva à insegurança, ansiedade e baixo desempenho. Ninguém pode se sair bem sem algum tipo de roteiro claro — e é isso que a integração deve fornecer desde o primeiro dia.
Definir metas simples para a primeira semana, primeiros 15 dias e primeiro mês ajuda o novo funcionário a apreciar seu papel. Isso também ajuda a fomentar a independência. Essas fases de adaptação devem ser alcançáveis, com um ritmo apropriado para o fluxo da agência, nem muito apertadas nem muito folgadas, permitindo espaço para divagar sem rumo.
Tratar o onboarding como evento, não como processo
Outro erro comum é considerar a integração um único momento — frequentemente, o primeiro dia ou, no máximo, a primeira semana. Essa abordagem não é apenas ineficaz, mas também faz com que o novo contratado sinta que precisa absorver uma quantidade absurda de informação em um espaço de tempo muito pequeno. A integração deve ser vista como um processo contínuo com fases distintas e objetivos de curto, médio e longo prazo.
Durante as primeiras 48 horas, o foco deve ser no acolhimento, bem como na logística de embarque. Nas semanas subsequentes, mergulhos profundos em processos, ferramentas e fluxos de trabalho se seguem. Somente então a pessoa estará adequadamente preparada para assumir completamente entregas complexas com confiança. Seguir esse ritmo ajuda as operações da agência a alcançar consistência enquanto constrói a confiança dos funcionários.
Como estruturar um onboarding eficiente sem sobrecarregar a equipe
Para garantir que o onboarding de novos contratados seja tanto eficiente quanto não sobrecarregue a rotina diária da equipe, é fundamental que haja um sistema bem planejado em vigor.
Um processo de onboarding bem organizado torna mais fácil para o novo pessoal ser treinado adequadamente, economizando tempo e garantindo que ele ou ela possua conhecimento suficiente para se envolver plenamente com as operações diárias da agência no menor tempo possível.
O primeiro passo é desenvolver um modelo de roteiro de integração que possa ser usado para todas as contratações. Esse mapa deve dividir o processo em etapas discretas, de modo que o aprendizado ocorra gradualmente ao longo do tempo, em vez de tudo de uma vez. Isso elimina aquela enxurrada estressante de informações no primeiro dia, que muitas vezes exaure e confunde os funcionários.
Crie um roteiro de integração padrão e reutilizável
Com uma abordagem organizacional mais eficaz, desenvolvendo um roteiro padrão para onboardings, você organiza melhor os processos e gera escalabilidade conforme sua agência vai crescendo. Esse roteiro é dividido em três etapas: pré-diagnóstico (antes do primeiro dia), primeira semana e o primeiro mês. Antes de iniciar, o colaborador precisa nortear informações básicas como kit de boas-vindas, acesso às ferramentas necessárias e diretrizes sobre a cultura da agência.
Durante a entrada, na primeira semana, o onboarding deve focar em explicar a operação básica da agência, assim como as ferramentas que serão utilizadas posteriormente para o trabalho da equipe e as responsabilidades iniciais. Circulações pós-entrada podem mergulhar em expedições notáveis ou missões em metas de desempenho, juntamente com encontros regulares para acompanhamento do progresso do colaborador no final do primeiro mês do ciclo previamente estruturado, com avaliações ocorrendo gradualmente, visando que o novo colaborador não se sinta ‘sobrecarregado’ nem desprovido de um processo sólido e gradual com orientações fechadas que aguardam.
Use documentos e vídeos gravados para processos repetitivos
Para não sobrecarregar a equipe durante o onboarding de novos funcionários, o uso de documentos, como vídeos e outros materiais é uma solução. Criar uma biblioteca com conteúdos explicativos sobre as principais ferramentas, processos e rotinas da agência ajuda os novos colaboradores a aprenderem de forma independente, acessando esses materiais sempre que desejarem.
Esses vídeos podem ser curtos, diretos e práticos para ajudar a compreender melhor os conceitos. Além disso, é necessário que os documentos sejam atualizados regularmente e mantidos em um repositório central, de modo que o onboarding não dependa da disponibilidade imediata de outros membros da equipe. Essa independência ajuda a aliviar a carga de trabalho da equipe enquanto acelera a integração dos fluxos de trabalho.
Documente tudo de forma acessível e atualizada
Manter documentação atualizada de forma consistente é um dos pré-requisitos fundamentais para uma estratégia de onboarding sustentável e eficaz. Quando os processos dentro das operações de uma agência estão documentados corretamente, os novos colaboradores têm fácil acesso para consultar informações-chave sem encontrar obstáculos ou confusão, minimizando gargalos e perguntas respondidas.
O fluxo de trabalho da documentação deve incluir a descrição das funções, ferramentas e guias de estilo necessários, internos e toda informação que for crucial. Além disso, elabore um ciclo onde ele tenha uma rotina para revisar esses documentos periodicamente.
Estabeleça check-ins pontuais e objetivos
Com a estrutura bem definida funcionando, a supervisão junto ao onboarding do novo colaborador é extremamente importante para trazer os conceitos e a prática da agência, facilitando o processo de integração. Por conta disso, deve-se defini-los como áreas específicas nomeadas check-ins regulares que sejam mais curtos, com metas objetivas e precisas.
Aguarde a saturação dessas reuniões, evitando sobrecarregar os horários das pessoas; foque no fechamento desses ciclos que marcam 1 semana ou 1 mês. O suporte próximo proporciona melhor orientação no ritmo certo para os novos colaboradores, ajudando em toda adaptação antes que as novas responsabilidades se acumulem.
Quem faz o quê no onboarding sem travar a operação
Um dos maiores problemas em agências é como equilibrar a ajuda que um colaborador novo precisa com a rotina muito corrida do restante da equipe. É fundamental que quem defina as etapas do onboarding associadas aos novos colaboradores se atenha ao fluxo da operação estritamente para não interromper a dinâmica já existente na agência.
A integração do novo colaborador deve ser preparada de maneira que ele receba apoio programado e bem cronometrado para suas demandas, além de impedir que algumas pessoas sejam sobrecarregadas excessivamente ou deixe outras frustradas durante todo o processo.
O papel do RH ou responsável pela gestão de pessoas
RHs são geralmente os principais facilitadores ao cuidado das integrações e colaborações dentro da empresa. Ao ausentar-se desta função, cabe definir os espaços onde o colaborador deve estar, alocar materiais e guias e ainda cuidar que tudo esteja alinhado aos valores da empresa.
Além disso, o RH deve monitorar o andamento do onboarding, solicitar feedbacks e fazer mudanças se necessário. Também garante que os aspectos administrativos como contratos, acessos, e treinamentos obrigatórios, estejam organizados, para que o colaborador freie ao aprendizado dos processos específicos da agência.
O papel do líder direto da pessoa contratada
O líder direto tem uma função primordial no onboarding de novos colaboradores, pois é ele quem vai dar a primeira direção sobre as entregas, expectativas e desafios cotidianos. Este líder vai ter que ser a primeira linha na dúvida e no feedback tomando conta junto com o novo membro sobre seu desempenho e evolução.
Na fase de onboarding, o líder deve gerenciar equilibrio entre autonomia e suporte estimulando o colaborador a pesquisar informações dentro da agencia para toma-las em volta aos seus processos internos. Essa abordagem ativa aumenta a identificação com a equipe facilitando ao novo colaborador sentir-se valorizado e integrado num ritmo rápido.
O papel da equipe (de forma pontual e planejada)
A equipe também tem uma função relevante no onboarding, mas essa função deve ser pontual e muito bem planejada para não causar problemas à operação da agência. Os colegas ajudam a contextualizar o trabalho, demonstram as ferramentas, explicam passos mais detalhados dos processos e realizam um acolhimento sobre o clima organizacional.
Apesar das colaborações acima contribuírem para que o novo membro se sinta parte do grupo, elas precisam estar contidas para que não exista excesso de interrupções ou pausa na atividade produtiva em curso. Assim, como no exemplo anterior, as colaborações realizadas pela equipe precisam ser estruturadas em um calendário claro e idealmente inserido no cronograma de integração para que não sirvam como divertimento das atividades prioritárias os principais objetivos do time.
Como usar “mentores de integração” de forma leve
Uma solução que costuma trazer bons resultados durante a fase inicial da integração é chamada de “mentores de integração”. Esses profissionais são colaboradores mais antigos que passam tempo com o novo colaborador nos primeiros dias e estão ali para responder perguntas, oferecer conselhos práticos e contar em off informações que não constam nos documentos sobre o funcionamento da agência.
Para que essa prática funcione sem complicar a rotina da equipe, o papel do mentor deve ser bem delimitado. O mentor opera como um guia e não faz papel de líder ou assume completa responsabilidade pela integração. Essa posse descontraída e criativa torna o processo de onboarding mais efetivo e humano.
Dicas práticas para escalar o onboarding conforme a agência cresce
Conforme a agência cresce, as demandas de onboarding de novos colaboradores começam a aumentar e o fluxo que funcionava para um pequeno time pode não ser mais suficiente. A automação dos processos juntamente com uma cultura forte de integração são essenciais para manter qualidade no atendimento durante os onboards.
A padronização do processo é o primeiro passo para conseguir essa escala. Dispor de scripts claros e reutilizáveis para diferentes funções e níveis permite evitar que novos integrantes sobrecarreguem o time ao precisar ser guiados por membros.
Crie um kit de boas-vindas automatizado
Kits de boas-vindas são ferramentas que podem ajudar no escalamento do onboarding, pois também fornecem documentos, vídeos, links para sistemas ou até mensagens saudando os novos colaboradores gravadas por líderes ou membros da equipe disponíveis 24/7.
Garantir que esses fotos sejam enviados antes mesmo do primeiro dia ajuda bastante contrabalançar novas dúvidas e preparar a mente do mantenedor da carga com orientações mais avançadas em vez das comuns básicas.
Use ferramentas de automação e LMS simples
Para escalar o onboarding, a tecnologia pode ser usada de maneira estratégica. Sistemas de Gestão de Aprendizagem (LMS) e ferramentas de automação mais simples organizam cursos, acompanham o desenvolvimento do novo funcionário, e até lembram sobre as etapas que precisam ser completadas.
Por meio dessas ferramentas, grande parte do onboarding pode ser autogerido pelos novos funcionários, permitindo que a equipe se concentre no treinamento prático e no ajustamento cultural – atividades que realmente demandam interação humana e que não podem ser automatizadas.
Valide o processo a cada nova contratação
A criação de uma rotina de avaliação para cada etapa da integração potencializa a eficácia no crescimento sustentado da agência. Em cada novo processo, ter um sistema estruturado de coleta de feedbacks com o colaborador recém-chegado e seus colegas ajuda a entender onde melhorias são necessárias.
Esse cuidado permite ir além da manutenção e extra-edição simples nos textos. É possível adequar roteiro onboard, mesclar expectativa com visão real da operação para um desenho dinâmico do documento colaborativo em tempo real que respeite o acelerado crescimento sem prejudicar as integrações qualidade aliadas aos processos de expansão.
Como medir se o onboarding está funcionando
Medir o sucesso do onboarding é tão crítico quanto planeá-lo com cuidado. Em qualquer atividade, é importante ter motivos claros para validar se um novo colaborador está efetivamente recebendo valor e oferecendo valor à organização. O próprio processo pode e deve ser melhorado em eficiência e satisfação ao analisar métricas objetivas e feedback qualitativo.
O primeiro indicador relevante é o “tempo de adaptação”, que corresponde ao período necessário para um novo colaborador se tornar produtivo. Esse tempo reflete quão eficiente foi o processo de integração, bem como a capacidade da pessoa absorver a operação da agência. Quanto menor esse tempo, maior a capacidade da agência em transformar onboarding em autonomia.
Comentários diretos ou anônimos dos novos colaboradores também são essenciais na avaliação da qualidade do onboarding. Deixa ou capta restas cruciais sobre perspetivas que permanecem sem solução e sugerem melhorias. Essa coleta deve ocorrer em momentos estruturados e variados ao processo, como 7 dias após o início e depois 30 dias.
Além disso, a diminuição de dúvidas simples e recorrentes após o primeiro mês pode ser um bom indicativo da efetividade do onboarding. Se o colaborador novo ainda precisa solicitar ajuda repetidamente para questões triviais, é sinal de que ou o processo está muito confuso, ou o apoio disponível não é suficiente.
Por último, a retenção nos primeiros meses dos colaboradores vai se configurando como um forte indicador indireto da qualidade do onboarding. Uma integração bem construída faz com que o profissional se sinta acolhido e então ele fica mais motivado a trabalhar e menos propenso ao desligamento precoce. Caso a agência identifique uma alta rotatividade nesse período, isso indica falhas no onboarding.
Quer escalar sua agência sem travar a operação com cada novo colaborador?
Se o onboarding na sua agência ainda depende da boa vontade da equipe ou de PDFs esquecidos numa pasta, está na hora de mudar.
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