A inteligência artificial, que ainda poucos conheciam em 2021, agora é parte do cotidiano do trabalho de muitas empresas. Nas agências de marketing, ela marca uma nova era em relação a como a rotina operacional e o trabalho criativo e estratégico são realizados dentro da agência. A IA não só melhora a eficiência em otimizar tarefas, mas também muda a forma de pensar sobre a rotina de trabalho ao tornar o trabalho mais analítico e preciso.
Ainda em agências, dizemos que temos uma IA que atua como assistente para os processos internos e externos, pois é um verdadeiro facilitador para o trabalho com o cliente. Em especial, permite às equipes trabalhar de modo mais eficiente ao automatizar a atuação de rotinas que carecem de raciocínio e ao facilitar as atividades que exigem reflexão, ideia, criatividade e tempo para planejamento.
O que significa usar inteligência artificial nos processos?
Integrar uma ferramenta de inteligência artificial em uma agência não se trata de apenas uma nova tecnologia; envolve repensar como as atividades são planejadas, executadas e medidas. A IA pode ser aplicada em quase todas as etapas, desde o planejamento das campanhas até a análise de desempenho, sempre visando à maximização da produtividade e da assertividade nas decisões. Ela pode servir como uma extensão do raciocínio humano ao realizar tarefas rotineiras e fornecer recomendações embasadas em dados.
No contexto das agências, incorporar IA aos processos reduz também a dependência de sistemas manuais, diminui falhas operacionais e contribui para a padronização com mais qualidade nas entregas. A IA pode ser utilizada, por exemplo, no cruzamento de informações de diferentes projetos para análise em segundos, gerando relatórios completos e sugerindo melhorias baseando-se em dados históricos. Essa transformação de eficiência impacta diretamente a forma como a gestão dos processos é realizada.
IA aplicada ao contexto das agências
A inteligência artificial se encaixa em diferentes contextos e necessidades dentro das agências. Desde as funções mais criativas até as mais administrativas, a IA se faz presente. Auxiliar no suporte ao atendimento ao cliente é um exemplo mais difundido, onde IA classifica demandas, resume reuniões, ou até mesmo responde automaticamente com base em informações fornecidas em interações anteriores. Isso aumenta a velocidade e a padronização da comunicação.
Outro uso ainda mais notável é para a produção de conteúdo. Sistemas que utilizam IA podem sugerir pautas, otimizar textos para SEO, revisar a sua gramática e até criar versões gráficas ou audiovisuais de textos, imagens e vídeos. Isso permite que os fatores que impulsionam a criatividade sejam mais ágeis, baseados em dados, mas sem perder a visão e a sensibilidade humana.
Tipos de IA mais úteis para operações
Dentro do mundo das agências, certos tipos de inteligência artificial se destacam por sua utilidade prática. Modelos de linguagem natural, e especialmente o ChatGPT, são maravilhosos para ajudar na redação, revisão de textos, criação de e-mails e respostas a clientes. Além disso, os sistemas de visão lidam com a análise de criativos visuais, reconhecendo elementos em imagens e sugerindo melhorias a partir das imagens.
Outro exemplo é a IA preditiva, que usa dados passados para analisar e identificar padrões para desbloquear possibilidades futuras, prever o desempenho de campanhas e analisar outras métricas críticas. Em uma agência, isso significa ser capaz de antecipar o desempenho de uma campanha com bastante antecedência. Essa precisão e a tomada de decisões baseadas em evidências aumentam a maturidade operacional da agência.
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Benefícios da inteligência artificial nos processos da agência
Adotar a inteligência artificial nos processos de uma agência é, sem dúvida, um divisor de águas em termos de efetividade. Um benefício chave provém da redução de tarefas repetitivas e manuais, como entrada de dados, arquivamento e atualizações de painéis. Ferramentas de IA podem realizar essas funções, permitindo que a equipe se concentre em trabalhos mais estratégicos.
Além disso, a inteligência artificial ajuda diretamente a melhorar a documentação dos processos com mais detalhes. Com assistentes de tarefas, registros automáticos e atualizações em tempo real dos documentos são feitos sem esforço. Isso facilita a construção de um repositório de conhecimento confiável que é menos dependente de indivíduos.
Outra vantagem notável são os prazos de entrega mais rápidos. A IA permite uma análise de dados mais rápida e precisa, geração de relatórios e tomada de decisões. Em um mercado competitivo como o das agências, a velocidade aliada à qualidade é um diferenciador valioso. A IA também ajuda a monitorar o desempenho e a identificar rapidamente os elementos funcionais e não funcionais de uma campanha.
Casos de uso da IA nos processos da agência
A inteligência artificial pode ser observada em diferentes frentes dentro de uma agência. No atendimento ao cliente, por exemplo, ferramentas de IA podem gerar resumos de reuniões automaticamente, o que melhora a comunicação e o registro de informações. Além disso, é possível fazer uso da IA para revisar o histórico de interações com o cliente e atender de forma personalizada os próximos atendimentos de acordo com esse conhecimento.
Na gerência dos projetos, a IA se transforma em uma parceira ao estimar eventuais atrasos em prazos com base nos dados de projetos anteriores, o que ajuda a realizar mudanças antes que os problemas surjam. Ela pode auxiliar na programação das demandas, oferecendo cronogramas que sejam mais plausíveis, levando em consideração a força de trabalho do time. Esses recursos aumentam a eficiência com que os processos são executados e diminuem a carga de estresse da gestão.
Especialistas da marca contam com a inteligência artificial como aliada na elaboração e implementação de campanhas, onde ferramentas ajudam na criação de textos, imagens e vídeos. Assim, a produção dessas campanhas pode ser acelerada sem perder a qualidade e a identidade da marca. Com IA treinada com os guias internos, o conteúdo pode ser revisado de forma automática, garantindo a padronização e eliminação de erros.
No processo decisório, a inteligência artificial atua como um suporte analítico valioso. Ao examinar extensos conjuntos de dados, ela oferece inteligência analítica que aprimora o planejamento estratégico. Ao invés de confiar unicamente em intuições e suposições, as decisões agora são fundamentadas em dados, o que melhora a relação da agência com seus clientes.
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Mitos e verdades sobre IA em agências
Apesar de todas as vantagens, ainda há muita desinformação sobre o uso de IA em agências. Uma das mais comuns é a crença de que a IA irá assumir empregos. Na realidade, a IA aumenta as capacidades humanas ao assumir funções operacionais básicas. Dessa forma, as pessoas podem se concentrar em atividades de maior valor. Os papéis humanos permanecem centrais em qualquer empreendimento criativo ou estratégico.
Outra crença errônea é que apenas grandes agências têm a capacidade de implementar IA. Hoje, existem ferramentas acessíveis, muitas delas com versões gratuitas ou de baixo custo, que apoiam o início da implementação da IA de forma gradual. Com planejamento e determinação, essas tecnologias podem ser adaptadas à realidade de agências menores, alcançando ótimos resultados desde o começo.
Há também pessoas que pensam que a IA é muito complexa para ser integrada ao uso diário. De fato, muitas ferramentas atuais têm interfaces amigáveis com processos simples passo-a-passo. A chave é começar com pequenos projetos, aprender através da aplicação prática e construir iterativamente a partir daí. O tempo necessário para se acostumar é geralmente menor do que o esperado.
Como começar a usar inteligência artificial nos seus processos
Para implementar a inteligência artificial nos processos de sua agência, o primeiro passo é diagnosticar os gargalos existentes. Quais processos são intensivos em tempo, mas geram pouco valor ao cliente? Onde ocorrem retrabalhos ou perda de dados? Com este diagnóstico, é possível olhar para as tecnologias disponíveis e identificar aquelas que podem trazer benefícios reais.
Em seguida, é necessário optar pelas ferramentas que se adequam ao contexto da agência. Para registro e organização do conhecimento, Notion AI e NotebookLM são exemplos de boas ferramentas. No atendimento, plataformas como Otter.ai e Fireflies.ai auxiliam na gravação e análise das reuniões. Os recursos de criação como Canva AI, Copy.ai e ChatGPT são ágeis e não comprometem a qualidade. Para a automação de tarefas, o uso de ferramentas como Zapier com IA ou Make podem fazer toda a diferença.
Por fim, é fundamental estabelecer ciclos de testes e aprendizagem. Comece com um fluxo simples. Avalie o tempo economizado ou a melhoria na qualidade e, com base nos dados coletados, ajuste e expanda o uso da inteligência artificial de forma gradual. Com o tempo, essa abordagem resulta em um aumento progressivo da produtividade e da maturidade dos processos na agência.
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A IA como parte estrutural dos processos da agência
A consideração de ferramentas de IA dentro de uma agência vai além da mera implementação de uma nova tecnologia. É uma mudança, ou uma evolução se preferir, na maneira como pensamos e executamos processos e abre a porta para um esforço mais estratégico, criativo e eficiente. A IA integrada não substitui pessoas; em vez disso, amplifica o que elas fazem de melhor quando incorporada de forma reflexiva.
Em um ambiente dinâmico, onde velocidade, qualidade e criatividade são atributos distintos, ter a IA como parceira nos processos é, sem dúvida, uma vantagem tática. E quanto mais cedo essa integração começar, melhor preparada a agência estará para enfrentar desafios atuais e futuros.
Quer aplicar inteligência artificial de forma estratégica na sua agência?
Na MEROS, ajudamos agências de marketing a organizar sua operação para que a tecnologia, como a IA, potencialize resultados reais. Se você quer transformar seus processos, ganhar eficiência e amadurecer a gestão da sua agência, fale com a gente. Vamos mostrar como a inteligência artificial pode ser uma aliada poderosa quando os processos estão bem estruturados.
